"Цаасан баримтаас цахим архив"

Гэрэл зургийг УБЕГ-ХМОНХХ-ээс авав

Архивын баримтуудыг цахимжуулах ажил, бүртгэлийн байгууллагын үйл ажиллагааны талаар Улсын бүртгэлийн нэгдсэн архивын дарга С.Оюунгэрэлтэй ярилцлаа.

-Улсын бүртгэлийн байгууллагын түүхэн ой болох гэж байна. Та салбартаа хэчнээн жил ажиллаж, ямар түүхүүдийн гэрч болсон тухайгаа ярихгүй юу?

-Улсын бүртгэлийн байгууллагын түүхт 80 жилийн ойн баяр арваннэгдүгээр сарын 23-нд болж буйг тохиолдуулан бүртгэлийн байгууллагын нийт бүрэлдэхүүн хамт олон болон үе үеийн ахмадууддаа ойн баярын мэнд хүргэж, ажилд нь амжилт, гэр бүлд нь сайн сайхан бүхнийг хүсье.

Миний хувьд бүртгэлийн байгууллагад 23 дахь жилдээ ажиллаж байна. Анх үл хөдлөх хөрөнгийн бүртгэлийн газар байгуулагдахад Тамгын хэлтсийн даргаар томилогдож, байгууллагадаа хөл тавьсан. Түүхэн ой тохиож байгаа учраас анхны дурсамжаасаа багахан хэсгийг өгүүлмээр байна.

Манай улс 1990-ээд оны үеэс зах зээлийн эдийн засагт шилжин, улсын үйлдвэрийн газрууд хувьчлагдан, Монгол Улсын иргэнд орон сууц хувьчлах тухай асуудал яригдах болсон үетэй зэрэгцэн бүртгэлийн байгууллагатай болох зүй ёсны шаардлага гарч ирсэн байдаг. 1997 оны долоодугаар сарын 8-ны өдөр үл хөдлөх хөрөнгийн анхны бүртгэл хийгдсэн түүхтэй.

Газар нь Тамгын хэлтэс, Бүртгэлийн хэлтэс, Хяналтын алба гэсэн бүтэцтэй, 27 хүний орон тоотойгоор ажлаа эхлүүлж, орон нутагт 1-2 хүнтэй үл хөдлөх хөрөнгийн бүртгэлийн товчоог байгуулсан байдаг.

Ийнхүү шинэ тутам байгууллага үүд хаалгаа нээж, эрх зүйн хувьд бололцоотой болсон хэдий ч байгууллага өөрийн гэсэн байр сууц, өмч хөрөнгө, өнгө төрхтэй болоход удирдлага, дээд шатны байгууллагаас эхлээд ажиллаж буй хүн бүрийн хүчин чармайлт маш чухал байлаа.

Үүнд бүртгэлийн байгууллагын анхны дарга Б.Цолмон, орлогч дарга Г.Цэдэндагва нарын идэвх санаачилга, ажлын туршлага, ур чадвар маш чухал үүрэг гүйцэтгэснийг дурдах нь зүйтэй.

Хууль зүйн сайд Ж.Амарсанаа манайхыг хариуцсан яамны газрын мэргэжилтнүүд, газрын дарга Б.Цолмон нарыг Герман улсад туршлага судлуулахаар явуулсан юм билээ. Тэндээс бүртгэлийн байгууллагын тухай ойлголтыг сайтар авч чадсан гэж үздэг шүү.

Дараа нь 2003 онд Д.Долгормаа даргын үед бүртгэлийн хууль шинэчлэгдэн нэлээд өөрчлөлт орж, зах зээлийн харилцаатайгаа уялдан шинээр бүртгэлүүд ч нэмэгдсэн, орон нутгийн Бүртгэлийн товчоод өөрийн ажлын байр, унаа машинтай ч болсон. 2003 оноос хойш хоёр ч удаа хуульд өөрчлөлт орсон байх шүү. Одоо их сайхан болсон доо.

Эд хөрөнгийн бүртгэлийн архив цахимжиж дууслаа, иргэдийн үйлчилгээг ойртууллаа. Есөн дүүрэг, зургаан үйлчилгээний төвөөр дамжуулан үйлчилгээ үзүүлж байна. Үл хөдлөх эд хөрөнгийн бүртгэл цахимжсанаар үйлчилгээ хөнгөн шуурхай болж байна. Цаашдын чиг хандлага нь цахим үйлчилгээ, цахим бүртгэл тал руугаа явна байх.    

 Иргэний баримтын архивыг бүрэн цахимжуулсан

-Иргэний бүртгэлийн байгууллагын үндэс суурь хэзээнээс тавигдсан гэж үздэг вэ?

-Хуулийн этгээд, үл хөдлөх эд хөрөнгийн бүртгэл арай хожуу үүссэн учраас архивын хадгалалт хамгаалалт, эх нотлох баримт нь харьцангуй цэгцтэй, харин иргэний баримт түүхэн замналынхаа хувьд арай өөр. 

1940 оны арваннэгдүгээр сарын 23-ны өдөр “Иргэний паспортын дүрэм”-ийг баталж, Улсын цагдан сэргийлэх газрын харьяанд “Паспортын хэлтэс”-ийг байгуулснаар “Иргэний бүртгэлийн байгууллага”-ын үндэс суурь тавигдсан гэж үздэг.

1951 оны нэгдүгээр сарын 1-нээс эхлэн Монгол Улсын нутаг дэвсгэрт иргэний гэр бүлийн байдлын бүртгэлийг хөтөлж эхэлсэн.

Монгол Улсын Засгийн газрын 2008 оны 64 дүгээр тогтоолоор Иргэний бүртгэл, мэдээллийн улсын төв, Эд хөрөнгийн эрхийн бүртгэлийн газар, Татварын ерөнхий газрын харьяа Улсын бүртгэлийн албыг нэгтгэн Улсын бүртгэлийн ерөнхий газар шинээр байгуулагдсан. Архив нь өнөөдрийг хүртэл газрын статустайгаар ажиллаж байна.

Улсын бүртгэлийн нэгдсэн архивт 1951 оноос хойших иргэний гэр бүлийн бүртгэлийн бүхий л эх, нотлох баримт хадгалагдаж байгаа.

Миний хувьд архивын газрын даргаар сүүлийн долоон жил ажиллаж байна.

-Улсын бүртгэлийн ерөнхий газар байгуулагдсанаас хойш томоохон гэж болох ажлыг дурдвал:

1. 2009 онд иргэний шинэчилсэн бүртгэл улсын хэмжээнд зохион байгуулагдаж, Монгол Улсын иргэн бүрийн баримтыг хувийн хэрэгжүүлсэн.
2. Иргэний баримтын олон жижиг сан хөмрөгийг нэгтгэсэн.
3. 2012 онд 1951-1988 оны Иргэний гэр бүлийн байдлын бүртгэлийн эх нотлох баримтыг цахимжуулж дууссан.
4. 2014 онд анх ТҮЦ машинаар иргэний 6 төрлийн лавлагааг олгож эхэлсэн.
5. 2019 онд иргэний баримтын хувийн хэргийн сан, нас баралт харьяатын санг бүрэн цахимжуулж дууссан.

- “Нэг иргэн - нэг бүртгэл” үндэсний хөтөлбөр архивт хэрхэн хэрэгжиж байгаа вэ?

-2018 онд “Нэг иргэн–Нэг бүртгэл” үндэсний хөтөлбөрийг баталсан. Хөтөлбөрийг боловсруулах үе шатанд бид анхнаас нь идэвхтэй оролцож, улсын хэмжээн дэх бүртгэлийн архивын байр, орчин нөхцөл, хадгалалт хамгаалалт, аюулгүй байдал, баримтын тоо, хэмжээ, тоног төхөөрөмж, техник хэрэгсэл, боловсон хүчний судалгааг хийж, тулгамдаж буй асуудлуудаа тодорхойлж гаргаж өгсөн.

Уг хөтөлбөрийн дагуу Улсын бүртгэлийн нэгдсэн архивын шинэ байрны асуудлыг 2020 оны улсын төсвөөр бүрэн шийдвэрлэж, барилгын ажил 80 гаруй хувьтай явж байна. Ирэх оны эхээр ашиглалтад орж, архивын стандарт шаардлагад нийцсэн, зориулалтын байртай болох юм. Цаашид нийслэл, орон нутаг дахь архивын байрыг үе шаттайгаар шийдвэрлэхээр төлөвлөн ажиллаж байна.

-Цаасан архиваас цахимд шилжсэнээр ямар өөрчлөлт бий болсон бэ?

-Цахимжуулалт хийхээс өмнө иргэний лавлагааг олгоход хүндрэлтэй байсан. Гар аргаар хайна, иргэдэд тодорхой хугацаа өгөөд явуулдаг, хайж байгаа хүнээсээ шалтгаалаад гарна гарахгүй, олно олохгүй гээд хүндрэлтэй асуудлууд байсан. Нэг хэсэг 100 айлын хоёрдугаар байрны үүдэнд ажил эхлэхээс өмнө урт дараалал үүсдэг байлаа шүү дээ.

Анх архивын цаасан эх нотлох баримтыг цахимжуулах ажлыг 2012 оноос эхлүүлж, АНУ-ын Мянганы сорилтын сан, БНСУ-ын КОЙКА зэрэг донор байгууллагын туслалцаа дэмжлэгээр хэрэгжүүлсэн бөгөөд Иргэний баримтын архивын иргэний гэр бүлийн байдлын бүртгэлийн сан, хувийн хэргийн нэгдсэн сан болон эд хөрөнгийн эрхийн улсын бүртгэлийн хувийн хэргийг цахимжуулж хэрэглээнд нэвтрүүлсэн.

Өөрөөр хэлбэл, иргэн харьяалал харгалзахгүй бүх төрлийн лавлагааг авах, зарим төрлийн бүртгэл хийх боломж бүрдсэн.

Хөтөлбөр батлагдсанаас хойш архивын цахимжаагүй үлдсэн баримтыг бүрэн цахимжуулах ажлыг улсын төсвийн хөрөнгө оруулалтаар бүрэн хийж дуусгахаар болж, 2019 оны эхээр хуулийн этгээдийн бүртгэлийн архивын баримтыг бүрэн цахимжуулж, цахим санг есдүгээр сард бүртгэл, лавлагаанд ашиглаж эхэлсэн. Мөн Иргэний баримтын архивын нас барсны бүртгэлийн сан, харьяатын сангийн баримтуудыг цахимжуулж дуусган баталгаажуулах ажил хийгдэж байна.

Бүртгэлийг аль ч нэгжээс хийх нөхцөл бүрдсэн

-Улсын бүртгэлийн ерөнхий хуулийг шинэчлэн баталснаар архивын үйл ажиллагаанд ямар өөрчлөлт орсон бэ?

-Улсын бүртгэлийн ерөнхий хуулиар цахим архивын сан үүсгэх, цахим хэлбэрээр мэдээлэл, лавлагаа олгох, улсын бүртгэлийн архив нь цахим болон цаасан хэлбэртэй байх ба цахим архив нь цаасан архивтай нэгэн адил хүчинтэй байна гэж заасан.

Мөн улсын бүртгэлийн мэдээллийн санг нээлттэй, хязгаартай, хаалттай түвшинд ангилж, нээлттэй мэдээллийг ил тод байршуулснаар мэдээллийн ил тод, нээлттэй байдлыг хангаж өгсөн.

Түүнчлэн төрийн болон бусад байгууллага улсын бүртгэлийн байгууллагатай дундын мэдээллийн сан үүсгэн иргэдэд нэг цонхоор үйлчилгээ үзүүлэх гэх мэт иргэн, хуулийн этгээдэд бүртгэлийн үйлчилгээ үзүүлэхэд хялбар, түргэн шуурхай байхад ихээхэн ач холбогдолтой заалтуудыг тусгаж өгсөн.

Улсын бүртгэлийн ерөнхий газар нь 130 гаруй төрлийн үйлчилгээтэй. Үүнээс улсын бүртгэлийн цахим лавлагаа, мэдээллийг “Үндэсний дата төв” төрийн мэдээлэл солилцооны “ХУР” системд тухай бүр шинэчлэн байршуулдаг бөгөөд төрийн болон бусад байгууллага тус системээр дамжуулан үйл ажиллагаандаа  ашиглах боломжтой болсон.

-Архивын лавлагааны үйлчилгээг УБНА /100 айл дахь үйлчилгээний төв/-с яагаад зогсоох болсон бэ?

-Улсын бүртгэлийн архивын бүх цаасан баримтыг цахимжуулж, цахим сантай болсон. Энэхүү цахим санг ашиглан архивын лавлагааг орон зайнаас үл хамааран улсын бүртгэлийн аль ч нэгжээс авах бололцоо бүрдсэн тул төрийн үйлчилгээг иргэдэд ойртуулах, түргэн шуурхай хүргэх, төвлөрлийг сааруулах үүднээс “100 айл” дахь үйлчилгээг зогсоосон.

Өөрөөр хэлбэл, өмнө нь архивын эх нотлох баримтаас шүүж “100 айл” дахь нэг цэгээс лавлагаа олгож байсан бол одоо цахим санг ашиглан цаасан эх нотлох баримтаас үл хамааран Нийслэл, дүүргийн улсын бүртгэлийн аль ч нэгжээс иргэний улсын бүртгэлийн бүх төрлийн лавлагаа боломжтой болсон.

Нөгөө талаар дүүрэг, хорооны улсын бүртгэгч нарыг чадавхжуулах, цахим санг бүрэн ашиглах, иргэдийг чирэгдүүлэхгүй байх үүднээс авч хэрэгжүүлсэн арга хэмжээ. Бид өмнө цахим санг ашиглах талаар дүүрэг, хороодын бүртгэгч нарт сургалт явуулж, чиглэл, зөвлөмжийг өгч ажиллаж байсан ч лавлагаан дээр жаахан төвөгтэй байдал үүсэхээр “100 айл” дахь архиваас таны лавлагаа очиж ав гээд иргэдийг явуулдаг байдал ажиглагдсан.

Иймээс бид “100 айл”-ын үйлчилгээг бүрэн зогсоож, дүүрэг хороодоос лавлагаа олгохоор болсон. Иргэдийг аль болох чирэгдүүлэхгүй байх үүднээс орон нутаг, дүүрэг, хороодын бүртгэгч нартай байнгын харилцаа, уялдаатай ажиллаж байгаа тул лавлагаа олгох үйлчилгээ хүндрэлгүй хүрдэг болсон гэдэгт итгэлтэй байгаа.

-Иргэн, эд хөрөнгө, хуулийн этгээдийн бүртгэлийн архивын баримтыг цахимжуулсны ач холбогдол нь юу вэ?

-Улсын бүртгэлийн архивын баримтыг цахимжуулахгүйгээр бүртгэлийн үйлчилгээ “Цахим засаглал”, “Дижитал шилжилт”-рүү орох боломжгүй юм. Бүртгэл зөвхөн эх нотлох баримтад тулгуурлан хийгддэг үйлчилгээ. Тус эх нотлох баримт цаасан хэлбэрээр ганц хувь байдаг учир иргэдийг тухайн цаасан эх нотлох баримт байгаа байршилд ирүүлэн үйлчилгээ үзүүлэхээс өөр аргагүй байдал үүсдэг.

Энэ байдлыг арилгахаар улсын бүртгэлийн байгууллага үе шаттайгаар улсын бүртгэлийн цаасан эх нотлох баримтууд буюу бүртгэлийн архивыг цахимжуулах ажлыг хийсээр ирсэн. Бүртгэлийн суурь мэдээлэл нь архивын цаасан эх нотлох баримт байдаг.

Архивын баримтыг цахимжуулж цахим санг үүсгэн, түүнийг ашиглан бүртгэлийг аль ч нэгжээс хийх нөхцөл бүрдсэн.

-Иргэн бүрийн  мэдээлэл архивын байгуулагад хадгалагддаг учраас хадгалалт хамгаалалтын асуудал чухал. Архивын байрны багтаамж, баримтын хадгалалт хамгаалалт, аюулгүй байдлыг хэрхэн шийдвэрлэж байгаа вэ?

-Улсын бүртгэлийн ерөнхий газрын үйлажиллагаа явуулж байсан үйлчилгээний 1,3 дугаар байр нь 1970-аад ондашиглалтад орж, цэргийн казарм, гал тогооны зориулалтаар ашиглагдаж байсан байрыг 1990 оноос архивын зориулалтаар тохижуулж ашиглаж эхэлсэн.

Ашиглалтын хугацаанаас шалтгаалан уг барилгад ус, чийг нэвтрэх, хана таазанд цууралт өгч, улмаар мэргэжлийн хяналтын ерөнхий газрын 2016 оны дүгнэлтээр архивын зориулалтаар ашиглах боломжгүй, эрсдэлтэй байна гэсэн дүгнэлт гарсан. 

Тиймээс 3.3 сая иргэнийхээ цаасан эх нотлох баримтыг стандартын шаардлага хангасан өрөө, тасалгаанд хадгалж бүртгэлийн үйлчилгээг иргэдэд үзүүлэхдээ үйлчилгээний стандарт, шаардлага хангасан үйлчилгээний танхимд үзүүлэх Архив, үйлчилгээний цогцолбор төвтэй болохоор бүтээн байгуулалтын ажлыг эхлүүлсэн. Уг барилгыг ирэх оны эхээр ашиглалтад оруулахаар ажиллаж байна. 

Үндэсний ой санамж болох иргэн, эд хөрөнгө, хуулийн этгээдийн бүртгэлийн цаасан эх нотлох баримтыг архивын стандарт шаардлага хангасан цогцолбор ажлын байртай болж байгаа нь цаг үеэ олсон чухал шийдвэр байлаа.

Хоёрдугаарт баримт хадгалах сейф, тоног төхөөрөмжийн асуудлыг гадны төсөл, хөтөлбөрт хамруулан  шийдвэрлэхээр төлөвлөж  байгаа.

Цахимаар болон ТҮЦ машинаас хэдэн төрлийн лавлагаа авах боломжтой вэ?

-Архивын албан хаагчдын нийгмийн баталгаа, ажиллах нөхцөл байдлыг хэрхэн хангаж ажиллаж байна вэ?

-Архивын тухай хууль Архив, албан хэрэг хөтлөлтийн тухай хууль нэртэйгээр шинэчлэн батлагдсан  арванхоёрдугаар сарын 1-нээс хэрэгжиж эхэлнэ. Хуультай холбогдон дүрэм журамд өөрчлөлт орно, үүнд саналаа өгөөд явж байгаа. Төрийн бүх архив энэ хууль болон хуультай нийцүүлэн баталсан дүрэм, журмыг мөрдөж ажиллах юм. Хуульд архивын ажилтны  эрх зүйн байдлыг дээшлүүлсэн,  нийгмийн баталгааг хангасан чухал заалт орсон.

Өөрөөр хэлбэл 10 жил ажилласан архивын ажилтанд нэг жилийн цалинг олгохоор, мөн төрөлжсөн архивт судлаач архивчаас гадна сэлбэн засагч,сан хөмрөгч, архивын баримтын хадгалалтын технологич, баримт ариутгагчаар гэх мэт албан хаагчид зайлшгүй байхаар мөн нутгийн захиргааны байгууллага болон төрийн эрх бүхий байгууллага архивт ямар дэмжлэг үзүүлэх вэ гэдгийг тодорхой тусгасан байгаа.

Сүүлийн жилүүдэд Хууль зүй, дотоод хэргийн яамнаас архив болон үйлчилгээний албан хаагчдын нийгмийн асуудлыг шийдвэрлэх, дэмжлэг туслалцаа өгөх тал дээр сайн ажиллаж байгаад баяртай байгаа, манай архивын хоёр ажилтны орон сууцны асуудлыг шийдвэрлэж өгсөн.     

-Иргэдийн хувьд ТҮЦ машин,www.burtgel.mn сайтаас хэдэн төрлийн лавлагаа мэдээлэл авах боломжтой болсон бэ?

• www.burtgel.mn сайтаас иргэн, эд хөрөнгө, хуулийн этгээдийн  23 төрлийн лавлагаа ;
• ТҮЦ машинаас иргэн, эд хөрөнгө, хуулийн этгээдийн  10 төрлийн лавлагаа ;
• www.e-mongolia.mn- д УБЕГ-аас 26 төрлийн лавлагаа, үйлчилгээг нэвтрүүлээд байна.

-Иргэдэд учирдаг хүндрэл чирэгдлийг багасгасан. Тодруулбал, хорооны бүртгэлийн ажилтнаас хэдэн төрлийн лавлагаа мэдээлэл авах вэ?

-Хорооны бүртгэлийн ажилтнаас төрсний, гэрлэсний, эцэг тогтоосны,овог нэрээ өөрчилсний гээд бүхий л лавлагаа мэдээллийг авахаас гадна burtgel.mn сайтаас мөн ТҮЦ машинаас авах боломж нээгдсэн. Бас хорооноос гадна 9 дүүргийн Улсын бүртгэлийн хэлтэс, Үйлчилгээний 6 төв /Мишээл, Драгон, Дүнжингарав, Оргил, Баянхошуу, 3 хорооллын “Е-mart” дахь үйлчилгээний нэг цэгийн үйлчилгээ /-өөс бүх төрлийн лавлагааг авах нөхцөл бүрдсэн.

80 жилийн түүхтэй Улсын бүртгэлийн ерөнхий газар цаасан баримтаас цахим архивын шилжилтийг хийгээд байна.

-Архиваас иргэд өөрсдийн өвөг эцэг, удмын мэдээллээ шүүх боломж бий юу? Хэрхэн шүүх вэ?

-Тус архивт 1951 оноос хойшх иргэдийн мэдээлэл архивлан хадгалагддаг гэж өмнө дурдсан. Монгол Улсын хүн амыг 1986-1988 онд регистржүүлэх явцад  ХААТР-1 маягтаар бүртгэдэг байсан. Маягтад тухайн иргэний эцэг эх, хаана төрсөн, тухай үед ямар хөдөлмөр эрхэлж байсан, хэдэн хүүхэдтэй, гэр бүлтэй эсэх гэх мэт мэдээлэл агуулагддаг. Үүнээс өөр удмын мэдээлэл гэх ойлголт байхгүй.

Манай архив бүртгэлийн архив шүү дээ. Тэгэхээр 1951 оноос хойших иргэний бүртгэлтэй холбоотой мэдээлэл л бий. Харин өвөг дээдэс удмын тухай мэдээллийг АЕГ-аас тодруулах боломжтой. Өөрөөр хэлбэл хүн амын тооллого /1933 оноос эхэлсэн/ -оос өрхийн тэргүүн хэн байсан, хэн хэн амьдарч байсан гэх мэт мэдээлэл байдаг юм.