И-мэйл бичихэд гардаг түгээмэл ДОЛООН алдаа

Ажлын анкет явуулах, бизнесийн харилцаагаа идэвхжүүлэх, албаны захидал явуулах гээд и-мэйл ашиглах шаардлага өдөр бүр л урган гарч байдаг.

И-мэйлийн гарчиг, эхний мөрүүд бол уншиж буй хүний анхаарлыг татах, ямар хариу үйлдэл үзүүлэхийг шийддэг хамгийн чухал хэсэг юм.

Тиймээс карьерын зөвлөгчид, захидал харилцаа судлаачдын и-мэйл бичихтэй холбоотой зөвлөгөөг хүргэж байна. 

1.Subject хэсэгт ижил зүйл бичих

Энэ бол хүмүүсийн и-мэйл бичихдээ гаргадаг хамгийн том алдаануудын нэг юм. Карьерын зөвлөгөө өгдөг Аманда Августин “Subject бол и-мэйлийн хамгийн чухал хэсэг.

Энэ нь и-мэйл нээгдсэн эсэхийг тодорхойлохоос гадна үндсэн гол санааг нь илэрхийлж байдаг. Хэрэв subject хэсэг нь хоосон, эсвэл нэг ижил утгатай байх нь и-мэйл алга болсон, устгагдсан, алдаатай, давтсан, хэн нэг нь нууцаар уншсан юм шиг сэтгэгдэл төрүүлдэг" хэмээн анхааруулжээ.

2.Хэт их бичих

И-мэйлийн толгой хэсэгт дээд тал нь энгийн дэлгэцэнд 60 орчим тэмдэгт, гар утасны дэлгэцэнд 25-30 орчим тэмдэгт байх нь хамгийн тохиромжтой.

Хэрэв та найм, есөөс олон үгтэй захидал бичих гэж байгаа бол subject хэсэгтээ чухлыг нь онцлох хэрэггүй. Учир нь олон и-мэйл хүлээж авдаг хүмүүс нээхгүй өнгөрөх магадлалтай байдаг ажээ.

3.Хэт тодорхойгүй байх

И-мэйлийн толгой хэсэг бол юуны тухай өгүүлж буй болон үүнийг нээх хэрэгтэй юу гэдгийг шийддэг чухал ач холбогдолтой. Жишээ нь, “Танд бий юу” гэдэг бол хэтэрхий тодорхой бус байна.

Тиймээс хүлээн авч байгаа хүн захидалд чинь хариу бичихдээ юу хүсэж байгааг чинь ойлгосон байх хэрэгтэй. И-мэйлийг чинь уншиж байгаа хүнд эргэлзээ бүү төрүүл. Захидлаа онцгой, шулуун, дараа нь хайж олоход хялбар түлхүүр үгтэй гарчиглаарай.

 

4.Ярианы хэллэг ашиглах

Хэрэв та албаны захидал их илгээдэг бол “Сайн уу”, “Юу байна даа”, “Thanks” гэх мэт сул үгс ашиглахгүй байх хэрэгтэй. Жишээ нь, ажлын анкет илгээж байгаа бол “Сайн уу. Би анкетаа явуулчихлаа” гэхийн оронд “Маркетингийн менежер албан тушаалд анкетаа явууллаа. Б.Болд” гэх мэтээр бичиж болох юм.

5.Бүх үсгийг томоор бичих

Хэн нэгний анхаарлыг татах эсвэл чухал гэдгийг илэрхийлэхийн тулд бүх үсгийг томоор бичих нь яг л хашгирч буй мэт таагүй сэтгэгдэл төрүүлдэг. Тиймээс хүлээн авагчид и-мэйлийг уншихад хялбар, ойлгомжтой байдлаар бичих нь чухал.

Хэрэв өөр утга санаа, тусдаа мэдээлэл гэдгийг илэрхийлэхээр бол зай, фонт, гарчиг зэрэг аргуудыг ашиглаарай. 

6.Буруу нэр ашиглах

Олон хүмүүс рүү и-мэйл явуулж байхад ийм алдаа гардаг. Ялангуяа copy-paste хийж байгаа тохиолдолд. Хэрэв та олон хүмүүс рүү ижил утгатай захидал явуулах гэж байгаа бол нэр, хаяг, гарчиг зэргийг нь хамт хуулж байгаа эсэхээ сайтар анзаарах хэрэгтэй. Энэ алдаанаас зайлсхийх хамгийн чухал алхам бол и-мэйлээ гүйлгэж харах юм.

7.Чухал эсэхээ тодотгохгүй байх

И-мэйл авсан хүмүүс уншсаныхаа дараа хариу бичих ёстой юу гэдэгтээ эргэлздэг. Хэрэв хариу хэрэгтэй бол төгсгөл хэсэгт “Баасан гарагаас өмнө хариу ирүүлнэ үү”, “Яаралтай хариу ирүүлнэ үү” гэх зэргээр тодотгож өгөх хэрэгтэй. Үгүй бол “Хариу бичих шаардлагагүй” гэж үлдээх нь чухал юм.
 

Эх сурвалж: BusinessInsider